Privacy Verklaring

Privacy verklaring JULI Notaris B.V. (1 juli 2021)

De onderstaande privacyverklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Onderstaande regels vloeien voort uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in samenhang met de beroeps- en gedragsregels die gelden voor notarissen.

Dienstverlening

De notaris vraagt je persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten; en/of
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
voor de doelen waar je specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht. Je gegevens worden niet zonder jouw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als een notaris een notariële akte opmaakt moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van jouw persoonsgegevens:

De notaris is wettelijk verplicht om bepaalde (persoons)gegevens in de akte zetten. Jouw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. De akte mag nadien niet meer worden gewijzigd, ook niet als jouw persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens controleren in: BRP (Basisregistratie Personen, voorheen GBA-V), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Centraal Insolventieregister), (CCBR) Centraal Curatele- en bewindregister, Huwelijksgoederenregister, KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster.
De notaris moet verplicht jouw identiteit controleren aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
Jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.

Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van jouw persoonsgegevens wordt hieronder weergegeven op welke grondslag deze geschiedt.

het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. het voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden vindt plaats op basis van: een wettelijke verplichting.
het verstrekken d.m.v. doorzending van concepten en dossierstukken waarin persoonsgegevens zijn opgenomen aan derden vindt plaats op basis van: toestemming cliënt.
het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan t.b.v. dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden vindt plaats: ter uitvoering van een overeenkomst.
het verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in register KNB, belastingdienst, registerhouders, Centraal testamentenregister van persoonsgegevens vindt plaats op basis van: een gerechtvaardigd belang en op basis van een wettelijke verplichting.
het verstrekken door middel van doorzending t.b.v. de inschrijving van gegevens of akten in Centraal levenstestamentenregister van persoonsgegevens vindt plaats op basis van: toestemming cliënt.
het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven en dergelijke vindt plaats op basis van: toestemming cliënt.
het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten vindt plaats op basis van: toestemming cliënt.
het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie vindt plaats op basis van: een wettelijke verplichting.
het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. t.b.v. aanleg en beheer personeelsdossier, het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring, vindt plaats op basis van: een wettelijke verplichting.
het verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens, vindt plaats op basis van: toestemming.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van je verwerkt, die wij niet van jou hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

Openbare registers, waaronder het Kadaster
Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin jij één van de partijen bent
Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan jij één van de partijen bent
Hypotheekadviseur en/of hypotheeknemer
Schenker
Basisregistratie Personen (BRP)

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft jouw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan o.a. de volgende ontvangers:

Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie i.v.m. verwerking in Centraal (levens)testamentenregister, Belastingdienst, registerhouders.
Door cliënt ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs etc., indien toestemming cliënt).

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van jouw persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Jouw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer jouw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doe je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij jouw aanvraag inwilligen, zullen wij jou eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op jouw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en je hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer je van mening bent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om niet correcte gegevens in een getekende notariële akte, dan zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer je wilt dat je persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van jouw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en je de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kun je hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing kun je bezwaar maken tegen deze verwerking.
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan word je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van je persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan horen wij dit graag via info@julinotaris.nl of neem telefonisch contact met ons op. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie verwijzen wij je naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.